寻找一份十年前的合同,你需要多久?_yinzhangguanli的博客-程序员宅基地

技术标签: 合同管理  电子合同  电子化  信息化  

寻找一份十年前的合同,你需要多久?

10分钟?半小时?甚至更久?

随着无纸化办公不断普及,使用电子合同将成为改善企业组织合同存储与管理费时费力、合同查找不便等问题的重要手段。

关于合同管理,您的企业是否也曾遇到或听到这样的问题:

问题1:随着年限增加,需专人管理、专区存放的合同越来越多,合同管理成本越来越大;

问题2:当合同产生问题,需查找历史关联合同却无从下手,合同调阅耗费大量时间精力;

问题3:因年限过长或办公场所搬迁等问题导致合同损毁、丢失等常带来不可逆转的隐患;

问题4:当合同当事人就合同内容产生纠纷时,双方各执一词,如何有效举证也成为难题;

……

综上所述,合同管理快捷性与信息保密安全性对合同的管理模式提出更高要求,例如:

要求1:提升调阅、归档的效率;

要求2:解决纸质合同存储易损毁丢失等不足;

要求3:保障合同存储过程中的信息保密安全性;

要求4:确保合同有效性证明更快捷、更高效;

……

随着法律体系的完善、技术的发展以及企业组织观念改善与习惯的养成,通过电子合同的使用与管理模式正在改善现阶段合同管理存在的问题:

改变一:合同管理在线化,提速降本

以数字化的合同存储方式取代纸质合同存储模式,免去纸张、仓储、运输等成本。

同时,电子合同的应用形式为企业组织建立数字化的“文档库”提供可能,基于文件分类、关键字检索,合同管理员可快速调阅或归档,减少调阅、归档所需耗费的时间与精力

改变二:合同查阅权限化,风控升级

如果归档的合同仍然可以被随意调阅,那么合同管理也就形同虚设。

通过电子合同平台在线管理合同可以通过权限管控,分别对不同岗位的员工给予不同的调阅权限,提升企业内部合同文件的信息安全。

特别是对于部分载有核心数据的合同文件,保障调阅人员可查证、调阅记录可追溯进一步提升企业风险控制能力。

改变三:合同存证实时化,安全高效

就像赛场上运动员不能同时作为裁判员一样,合同当事人双方(或多方)就合同内容产生纠纷时常常因合同证据公信力问题争执不下。

通过可靠的电子合同平台签署合和存储的电子合同,可提供合同数据存证与公证服务。签署完成后的合同通过权威、中立的第三方公证机构存储,当产生纠纷时,由第三方出具公证书证明合同文件的有效性,可作为直接证据,维护合同当事人权益。

总结:目前,契约锁平台联合东方公证处、华政司法鉴定中心等权威机构,为用户提供法律延伸服务。

平台不仅为用户提供从合同发起到存储等合同全生命周期管理,同时为用户搭建完整的电子证据链闭环;确保用户合同管理高效快捷的同时合法合规。

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